Российская Федерация

Новгородская область Шимский  район

Администрация Шимского городского поселения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от  10.03.2011  № 68

р.п. Шимск

 

Об утверждении положения «О работе с персональными данными работников Администрации Шимского городского поселения»

В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение «О работе с персональными данными работников Администрации Шимского городского поселения».

 

Глава поселения                                  М.Л. Товмасян

 

 

Утверждено

постановлением Администрации

Шимского городского поселения

от 10.03.2011 №68

ПОЛОЖЕНИЕ

о работе с персональными данными работников Администрации Шимского городского поселения

1. Общие положения

1.1 Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работника, а также ведения его личного дела в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации в Администрации Шимского городского поселения.

1.2 Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188, и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации.

1.3 В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

Работник — физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с Администрацией Шимского городского поселения (далее работодатель).

Персональные данные работника — информация, необходимая рабо­тодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жиз­ни).

Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника

Защита персональных данных работника — деятельность управомоченных лиц, но обеспечению с помощью локального регулирования по­рядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации о конкретном работнике, получен­ной работодателем в связи с трудовыми отношениями.

Конфиденциальная информация — это информация (в документированном или электронном виде), доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ

2. Сбор, обработка и защита персональных данных работника.

2.1. Персональные данные работника относятся к конфиденциальнойинформации, то есть порядок работы с ними регламентирован действующим законодательством РФ и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий. Данные требования установлены статьей 86 Трудового кодекса РФ и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудового отношения

2.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работникаобязаны соблюдать следующие общие требования:

2.2.1 Обработка персональных данных работника может осуществ­ляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности ра­ботников контроля количества и качества выполняемой работы и обеспече­ния сохранности имущества работодателя, работника и третьих лиц;

2.2.2 При определении объема и содержания, обрабатываемых персо­нальных данных работника работодатель должен руководствоваться Консти­туцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

2.2.3 Все персональные данные работника следует получать лично у работника. Если персональные данные работника возможно подучить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен со­общить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных дан­ных (например, оформление запроса на прежнее место работы работника в целях выяснения его профессиональных качеств, запроса в учебное заве­дение о подлинности документа об образовании и т. п.) и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

2.2.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

2.2.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

2.2.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных электронно или в результате их автоматизированной обработки.

2.3. При поступлении на работу работник предоставляет персональные данные о себе в документированной форме. А именно:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или нали­чии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

— медицинское заключение о состоянии здоровья (для впер­вые поступающих на муниципальную службу);

— справку об имуществе (для впервые поступающих на муниципальную службу);

— в отдельных случаях иные документы, предусмотренные действующим законодательством.

2.4 Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и поста­новлениями Правительства РФ.

2.5 При заключении трудового договора и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении ра­ботником документов:

— о возрасте детей;

— о беременности женщины;

— об инвалидности; о донорстве;

— о составе семьи;

— о доходе с предыдущего места работы;

— о необходимости ухода за больным членом семьи;

— прочие.

2.6 После того, как будет принято решение о приеме работника на работу, а также впоследствии в процессе трудовой деятельности к документам, содержащим персональные данные работника, также будут отно­ситься:

— трудовой договор и приказ о приеме на работу;

— приказы о поощрениях и взысканиях;

— приказы об изменении условий трудового договора;

— карточка унифицированной формы Т-2, утвержденная по­становлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1;

— другие документы.

2.7 Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом не менее чем за три рабочих дня, и от него должно быть получено письменное согласие (письменный отказ), которое работник должен дать в течение пяти рабочих дней с момента получения от работодателя соответствующего уведомления.

В письменном уведомлении работодатель должен поставить работника в известность о последствиях отказа в даче им согласия на получение персональных данных, включая отказ в приеме на работу.

2.8 Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не

распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

2.9 Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.

2.10 Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также осведомлены об их правах и обязанностях в этой области.

2.11 Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Если в трудовом договоре будет содержаться норма об отказе работника от данного права, то в этой части трудовой договор будет считаться недействительным.

2.12 Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

 

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Сведения о работниках Администрации Шимского городского поселения хранятся на бумажных носителях в помещении специалиста, отвечающегоза работу с кадрами. Для этого используется специально оборудованный сейф, который запирается и опечатывается. Сведения о работниках располагаются в алфавитном порядке. Ключ от сейфа, в котором хранятся сведения о работниках Администрации, находится у специалиста, отвечающего за работу с кадрами, а при его отсутствии — у Главы поселения. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве Администрации.

3.2 Конкретные обязанности по хранению личных дел работников, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек (дубликатов трудовых книжек), иных документов, отражающих персональные данные работников возлагаются на специалиста, отвечающего за работу с кадрами, и закрепляются в трудовом договоре, заключаемом с ним, и должностной инструкцией.

3.3 В отношении некоторых документов действующим законодательством РФ могут быть установлены иные требования хранения, чем предусмотрено настоящим Положением. В таких случаях следует руководствоваться правилами, установленными соответствующим нормативным актом.

3.4 Сведения о работниках Администрации могут также храниться на электронных носителях, доступ к которым ограничен паролем.

3.5 Работодатель обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, не уполномоченным законом, либо работодателем для получения соответствующих сведений.

3.6 Доступ к персональным данным работников без специального разрешения имеют работники, занимающие в организации следующие должности;

— Глава Шимского городского поселения;

— Заместитель Главы Администрации поселения;

— Главный специалист, главный бухгалтер.

3.7 При получении сведений, составляющих персональные данные работника, указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретнных функций, заданий.

4. Передача персональных данных работника.

4.1 При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

4.1.1 Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения (например, несчастный случай на производстве обязывает работодателя при необходимости доставить пострадавшего в учреждение здравоохранения, немедленно проинформировать родственников пострадавшего, а также направить сообщение в органы и организации, определенные Трудовым кодексом РФ (ст. 288 ТК РФ), иными федеральными законами; о случаях острого отравления работодатель сообщает в со­путствующий орган санитарно-эпидемического надзора).

Учитывая, что Трудовой Кодекс РФ не определяет критерии ситуаций, представляющих угрозу жизни или здоровью работника, работодатель в каждом конкретном случае делает самостоятельную оценку серьезности, неминуемости, степени такой угрозы. Если же лицо, обратившееся с запросом, не уполномо­чено федеральным законом на получение персональных данных работника, либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, либо, по мнению работодателя, отсутствует угроза жизни  или здоровью работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных лицу. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных;

4 1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

4.1.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные работни- ка о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для кото- рых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это пра­вило соблюдено;

4.1.4 Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одного работодателя в соответствии с настоящим Положением;

4.1.5 Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

4.1.6 Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (например, допустимо обращение за информацией о состоянии здоровья беременной женщины при решении вопроса о ее переводе на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных техногенных факторов);

4.1.7 Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции

4.2 Данные требования установлены ст.88 Трудовою кодекса РФ и не подлежат изменению, исключению, так как являются обязательными для сторон трудовых отношений.

5. Обязанности работника и работодателя.

5.1 В целях обеспечения достоверности персональных данных работ­ник обязан:

5.1.1 При приеме на работу предоставить работодателю полные и дос­товерные данные о себе;

5.1.2 В случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника незамедлительно предоставить данную информацию работодателю.

5.2. Работодатель обязан:

5.2.1 Осуществлять защиту персональных данных работника,

5.2.2 Обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работникамипо оплате труда и др. При этом персональные данные не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные.

5.2.3 Заполнение документации, содержащей персональные данные работника, осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

5.2.4 По письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдавать последнему копии документов, связанныхс работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое) Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно;

5.2.5 Вести учет передачи персональных данных работника третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления работодателю), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана либо отметку об отказе в ее предоставлении, либо ограничиваться помещением в личное дело работника выписок, копии документов и т. п., отражающих сведения о поступившем запросе и результатах его рассмотрения;

5.2.6 В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в случае реорганизации и ликвидации Администрации Шимского городского поселения, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору, включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»);

5.2.7. В случае реорганизации или ликвидации Администрации Шимского городского поселения учет и сохранность документов по личному составу, порядок передачи их на государственное хранение осуществ­лять в соответствии с правилами, предусмотренными учредительными доку- тентами.

6. Права работников в целях зашиты персональных данных

6.1. В целях обеспечения зашиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

6.1.1 Полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, в частности работник имеет право знать, кто и в каких целях ис­пользует или использовал ею персональные данные;

6.1.2 Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

6.1.3 Определение представителей для защиты своих персональных данных;

6.1.4 Доступ к относящимся к ним медицинским данным;

6.1.5 Требование об исключении или исправлении неверных или не­полных персональных данных, обработанных с нарушением требований Тру­дового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить или исправить пер­сональные данные работник имеет право заявить в письменной форме рабо­тодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несо­гласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

6.1.6 Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

6.1.7. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействий работодателя при обработке и защите его персональных данных.

 

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника

7.1 Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленными федеральными законами.

7.2 Неправомерный отказ работодателя исключить или исправить персональные данные работника, а также любое иное нарушение прав работника на защиту персональных данных влечет возникновение у работодателя права требовать устранения нарушения его прав и компенсации причиненного такимнарушением морального вреда.

8. Заключительные положения

8.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утвержденияГлавой Шимского городского поселения.

8.2 Настоящее Положение доводится до сведения всех работников персонально под роспись.